UPUTA O OBAVLJANJU GODIŠNJEG POPISA IMOVINE I OBVEZA

Popis imovine i obveza je mjera usklađenja stvarnog i knjigovodstvenog stanja na kraju poslovne godine na datum bilance, koja između ostalog osigurava i vjerodostojnost godišnjih financijskih izvještaja.
Slijedom navedenog,  odjel za proračun i financije općine Kali pripremio je Uputu o obavljanju popisa imovine i obveza kojom se uređuje metodologija obavljanja popisa, dokumenti, postupci i procedure svih faza provedbe popisa imovine i obveza u skladu s Pravilnikom o proračunskom računovodstvu i računskom planu (NN 124/14, 115/15,87/16 , 3/18, i 126/19,154/24 ).
1. Rokovi
Godišnji popis mora se obaviti sa stanjem na dan 31. prosinca, a kako nema propisanog roka do kojeg se mora izvršiti, ali treba imati u vidu da, temeljem članka 24 točke 4 Pravilnika o financijskom izvještavanju u proračunskom računovodstvu (NN 3/15), jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave predaju financijske izvještaje za proračunsku godinu do 15. veljače za prethodnu godinu. Točan rok završetka popisa propisan je Odlukom o popisu i osnivanju popisnog povjerenstva.
Sve promjene od dana popisa do 31. prosinca moraju se pridodati ili odbiti od iskazanog stanja u popisnim listama, ovisno o poslovnim događajima i transakcijama, tako da se dobije stvarno stanje na dan 31. prosinca.

2. Povjerenstvo za popis

Načelnik kao zakonski predstavnik Općine Kali, te ravnateljice kao zakonski predstavnik proračunskog korisnika određuje početak popisa, rokove obavljanja popisa i dostavljanja izvještaja o provedenom popisu s priloženim popisnim listama. S obzirom na sve pojedinosti popisa koje treba utvrditi, Načelnik  ili ravnateljica donosi Odluku o popisu imovine i obveza.
Odlukom se određuje koja i koliko povjerenstava za popis se osniva, ukoliko je potrebno osniva se i središnje povjerenstvo, postavlja se plan i predmet popisa, utvrđuju rokovi obavljanja popisa i dostavljanja izvještaja te imenuju predsjednici i članovi povjerenstava.
Povjerenstvo za popis, ako je to moguće, ima predsjednika i najmanje dva člana.
Predsjednik i članovi povjerenstva ne mogu biti zaposlenici koji rukovode materijalnim i novčanim vrijednostima, koje su predmet popisa te zaposlenici koji obavljaju kontrolu i nadzor. Time se osigurava nepristranost popisa. Pri izboru predsjednika i članova povjerenstva treba voditi računa i o njihovoj stručnosti, što bi trebalo biti jamstvo kvantitativne i kvalitativne vrijednosti informacija o stvarnom stanju imovine i obveza.
Sve osobe određene za popis trebaju biti upoznate sa svojim obvezama koje proizlaze iz dodijeljenih im zadataka, ali i odgovornosti. Predsjednik i članovi povjerenstva za popis
odgovorni su za:
- točnost stanja utvrđenog popisom
- pravilno sastavljanje popisnih lista
- pravodobno obavljanje popisa
- vjerodostojnost i točnost izvještaja o obavljenom popisu
- pravodobnu dostavu izvještaja o obavljenom popisu.

3. Predmet popisa
Imovinu države i jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, sukladno članku 61. Zakona o proračunu čini financijska i nefinancijska imovina u vlasništvu države i jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave. Imovina se klasificira po svojoj vrsti, trajnosti i funkciji u obavljanju djelatnosti.
Obveze su neizmirena dugovanja proračuna odnosno proračunskih korisnika na dan provođenja popisa a klasificiraju se prema namjeni i točnosti.
Imovina i obveze iskazuju se po računovodstvenom načelu nastanka događaja uz primjenu metode povijesnog troška.
Popisom se mora obuhvatiti sva imovina i obveze, koji su u strukturi Računskog plana proračuna obuhvaćeni razredima:
- 0 Nefinancijska imovina
- 1 Financijska imovina i
- 2 Obveze
4. Pripremne radnje
Potrebno je izvršiti temeljite pripreme povjerenstva za popis kako bi popis imovine i obveze bio obavljen učinkovito i točno. Vrlo su važne dobre pripreme u upravnim odjelima i službama koje olakšavaju samu provedbu popisa te osiguravaju njegovo izvršenje u predviđenim rokovima.
Pripremne radnje popisnog povjerenstva uključuju:
- plan rada u kojem se popisuju svi poslovi i utvrđuju rokovi obavljanja popisa
- pribavljanje popisnih listi
Središnje povjerenstvo, pismenim putem obavještava predsjednike i članove ostalih povjerenstava o obvezi i rokovima pripremnih radnji. Svim predsjednicima i članovima povjerenstva dostavlja se Odluka o popisu imovine i obveza ovjerena od strane načelnik sa uputom o obavljanju godišnjeg popisa. Pripremne radnje odjela i službi u kojima se obavlja popis čine
- osiguranje dostupnosti imovine
- omogućavanje dostupnosti dokumentacije o imovini i obvezama koje su predmet popisa
- provjera postojanja inventurnih brojeva na imovini
- provjera knjiženja svih nastalih obveza
- provjera sa knjigovodstvom da li su izvršena sva knjiženja imovine i obveza
- usklađenje pomoćnih knjiga sa stanjem u Glavnoj knjizi.
Sve osobe odgovorne za popis trebaju biti upoznate sa svrhom popisa, njihovim zadacima,
odgovornošću i drugim pitanjima važnim za početak popisa.

5. Provedba popisa
Provedba popisa imovine i obveza obuhvaća:
- obavljanje cjelovitog godišnjeg popisa imovine i obveza
- usklađivanje stanja iskazanog u poslovnim knjigama sa stanjem utvrđenim popisom
- utvrđivanje razlike između knjigovodstvenog i stvarnog stanja
- odlučivanje o popisnim razlikama te u skladu s time knjigovodstvenog evidentiranja nastalih razlika.
Zadaće povjerenstva za popis su slijedeće:
- obaviti popis imovine i obveza koje su predmet popisa i utvrditi stvarno stanje, odnosno utvrditi količinu, vrstu i vrijednost imovine,
- u posebne popisne liste popisati materijalnu imovinu za koju se popisom utvrdi da je oštećena ili neupotrebljiva te istu predložiti za rashodovanje odnosno otpis,
- u posebne popisne liste popisati dugotrajnu materijalnu imovinu za koju se popisom utvrdi neopravdanost zadržavanja u poslovnim knjigama te od koje se u budućnosti ne očekuje ekonomska korist i istu predložiti za rashodovanje odnosno otpis,
- u posebne popisne liste popisati dugotrajnu materijalnu imovinu u pripremi, provjeriti i procijeniti stupanj dovršenosti te predvidjeti rok završetka,
- u posebne popisne liste upisati materijalnu imovinu koja se vodi u posebnim skladišnim evidencijama,
- u posebne popisne liste popisati vlastitu imovinu koja se u trenutku popisa nalazi u nekoj drugoj ustrojstvenoj jedinici, koja je posuđena ili je na popravku,
–	u posebne popisne liste popisati tuđu imovinu i sitan inventar,
–	u posebne popisne liste popisati stanje novčanih sredstava temeljem izvoda banke i blagajničkog izvještaja zatraženog od računovodstva,
- u posebne popisne liste popisati potraživanja i obveze te uskladiti stvarno i knjigovodstveno stanje temeljem usklađivanja sa vjerovnicima i dužnicima,
- provjeriti usklađenost analitičkih i sintetičkih podataka, utvrditi razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja imovine, te razloge nastalih razlika,
- predložiti način postupanja sa viškovima i manjkovima.
Kod popisivanja imovine i obveza potrebno je utvrditi redoslijed obavljanja popisa materijalne i nematerijalne imovine, potraživanja i obveze te uočiti razlike.
Nematerijalnu imovinu, potraživanja i obveze nije moguće popisati bez saznanja o njihovom postojanju u knjigovodstvenim evidencijama. Zbog toga se navedena imovina popisuje istovremeno sa unošenjem knjigovodstvenih podataka u popisne liste. Za razliku od nematerijalne imovine, popis materijalne imovine obavlja se prije nego što se knjigovodstveni podaci o navedenoj imovini unesu u popisne liste.
Nakon unošenja stvarnog i knjigovodstvenog stanja u popisne liste utvrđuju se količinske razlike između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja. Ustanovljene razlike se vrijednosno obračunavaju. Povjerenstvo za popis utvrđuje uzroke tih razlika i daje prijedlog njihove likvidacije.
Ako je povjerenstvo za popis utvrdilo neevidentiranu dugotrajnu nefinancijsku imovinu treba izvršiti procjenu iste.
Sukladno članku 104. Zakona o proračunu procjena vrijednosti neevidentirane imovine provodi se po računovodstvenom načelu nastanka događaja uz primjenu metode povijesnog troška. Nekretnine koje dosada nisu bile evidentirane u poslovnim knjigama priznati će se sukladno načelima Međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor i međunarodno prihvaćenoj dobroj praksi. Neovisno o pravnom statusu imovine (knjižno vlasništvo, izvan knjižno vlasništvo, druga pravna osnova korištenja, bez dokumentirane pravne osnove), pri popisu imovine trebaju postupati prema Uputi Ministarstva financija o priznavanju, mjerenju i evidentiranju državne imovine. Navedena uputa (detaljnija, s posebnim osvrtom na procjenu do sada neevidentirane imovine) i ova Uputa o popisu imovine i obveza nadopunjuju se i obje su obvezne za primjenu.
Nakon obavljenog popisa i eventualno izvršene procjene vrijednosti neevidentirane dugotrajne nefinancijske imovine povjerenstvo obavlja usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom te pristupa izradi izvještaja o obavljenom popisu.
Obvezno je usklađenje potraživanja i obveza s dužnicima i vjerovnicima i to temeljem potvrda otvorenih stavaka potraživanja i obveza koncem godine koja podrazumijeva međusobno usklađivanje podataka dužnika i vjerovnika. Postupak međusobnog usklađivanja obvezni su primijeniti svi proračuni, proračunski i izvanproračunski korisnici prilikom obavljanja popisa sa stanjem na dan 31. prosinca 2022.

6. Izvještaj o obavljenom popisu

Povjerenstvo za popis je obvezno nakon obavljenog popisa sastaviti Izvještaj o obavljenom popisu i uz njega priložiti popisne liste.
Izvještaj o obavljenom popisu treba sadržavati:
- mišljenje o utvrđenom manjku odnosno višku
- prijedlog načina knjiženja manjka odnosno viška
- mišljenje o sumnjivim i spornim potraživanjima kao i o nenaplativim te zastarjelim potraživanjima
- mišljenje o načinu likvidacije trajno neupotrebljive dugotrajne nefinancijske imovine i obustavljenih investicija
- primjedbe i izjave zaposlenika koji rukuju materijalnim i novčanim vrijednostima o ustanovljenim razlikama i eventualne druge primjedbe
- prijedlog mjera za otklanjanje nedostataka
Povjerenstvo za popis je dužno obrazložiti nastale viškove i manjkove, ispitati razloge nastanka te dati prijedlog mjera za otklanjanje nedostataka. Povjerenstvo za popis dostavlja čelniku izvještaj o obavljenom popisu u roku utvrđenom Odlukom o popisu imovine i obveza.

7. Usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stanjem utvrđenog popisom
Temeljem mišljenja, obrazloženje i prijedloga povjerenstva iz Izvještaja o obavljenom popisu te priloženih popisnih lista, načelnik u okviru svojih ovlasti, a u skladu s člankom 16. Pravilnika o proračunskom računovodstvu i računskom planu, odlučuje o:
- načinu likvidacije utvrđenih manjkova,
- načinu knjiženja utvrđenih viškova,
- otpisu nenaplativih i zastarjelih potraživanja i obveza,
- rashodovanju sredstava, opreme i sitnog inventara,
- mjerama protiv osoba odgovornih za manjkove, oštećenja, neusklađenost knjigovodstvenog i stvarnog stanja, zastaru i nenaplativost potraživanja i slično.
Temeljem Odluke Načelnik potrebno je uskladiti stanja imovine i obveza iskazanih u knjigovodstvu s njihovim stvarnim stanjem ustanovljenim u izvještaju o popisu.
Usklađivanje u poslovnim knjigama obavlja se sa danom obavljanja popisa.
Utvrđene popisne (inventurne) razlike evidentira se u knjigovodstvenim evidencijama temeljem naloga za knjiženje koje u tu svrhu izdaje voditelj računovodstva, a u skladu s odlukama Načelnika.
Imovina koje više nije za upotrebu rashoduje se na temelju odluke o rashodovanju.
Odlukom o rashodovanju utvrđuje se imovina koja je za rashodovanje uz navođenje njezine nabavne i sadašnje vrijednosti te ispravka vrijednosti. Istim se aktom može utvrditi kako će se dalje postupati sa rashodovanom imovinom tj. da li ju uništiti ili otuđiti. Kad se govori o otuđenju misli se na prodaju ili doniranje. Isknjiženje imovine iz knjigovodstvene evidencije ne može se provesti na temelju Odluke o rashodovanju, već izvornih dokumenata o prodaji ili donaciji te komisijskog zapisnika o uništenju rashodovane imovine.